Cần làm gì khi nhận được thông báo từ chối về hình thức của đơn sáng chế?

Cần làm gì khi nhận được thông báo từ chối về hình thức của đơn sáng chế?

Khi người nộp đơn sáng chế nhận được thông báo từ chối chấp nhận đơn hợp lệ về hình thức từ Cục Sở hữu trí tuệ (Cục SHTT), điều đó có nghĩa là hồ sơ đăng ký chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mặt hình thức theo quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ và các văn bản hướng dẫn, đặc biệt là Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN. Việc này không đồng nghĩa với việc sáng chế bị từ chối hoàn toàn, mà chỉ là bước cảnh báo để người nộp đơn có cơ hội bổ sung, sửa đổi hồ sơ nhằm đảm bảo tính hợp lệ trong quá trình thẩm định hình thức. Tuy nhiên, nếu không xử lý đúng cách và kịp thời, đơn có thể sẽ bị coi là bị rút bỏ theo quy định. Vậy nếu nhận được thông báo từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, thì người nộp đơn cần lưu ý những điểm sau:

Đọc kỹ nội dung thông báo và xác định vấn đề

Ngay sau khi nhận được thông báo từ chối, bước đầu tiên là đọc kỹ toàn bộ nội dung văn bản để xác định rõ lý do từ chối là gì. Trong thông báo, Cục SHTT sẽ nêu rõ những thiếu sót hoặc sai sót trong hồ sơ đăng ký, có thể bao gồm: thiếu một hoặc nhiều tài liệu bắt buộc (ví dụ: bản mô tả, hình vẽ, tóm tắt sáng chế, bản dịch), sai định dạng hoặc hình thức trình bày, nội dung mô tả chưa đầy đủ hoặc chưa rõ ràng, phần yêu cầu bảo hộ không tương thích với phần mô tả, không nộp hoặc nộp thiếu lệ phí theo quy định, v.v.

Ngoài ra, thông báo cũng sẽ viện dẫn các căn cứ pháp lý cụ thể và nêu rõ thời hạn phản hồi, thường là 02 tháng kể từ ngày ký thông báo. Đây là thời hạn mang tính bắt buộc và nếu người nộp đơn không có phản hồi hợp lệ trong thời hạn này, Cục SHTT sẽ ra quyết định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ. Do đó, việc ghi nhớ thời hạn và xử lý sớm là rất quan trọng. Nếu chưa kịp trả lời, người nộp đơn có thể gia hạn thêm thời gian 2 tháng nữa (và nộp các khoản lệ phí tương ứng, hiện tại là 120.000VNĐ)

Phân loại mức độ nghiêm trọng của lỗi

Sau khi xác định được các lỗi hình thức, người nộp đơn cần phân loại mức độ nghiêm trọng để có phương án xử lý phù hợp. Các lỗi nhỏ như thiếu bản vẽ minh họa, thiếu chữ ký, sai mã phân loại quốc tế, hay chưa nộp lệ phí có thể được bổ sung nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu lỗi liên quan đến phần mô tả sáng chế không đầy đủ, không rõ ràng hoặc yêu cầu bảo hộ bị đánh giá là không cụ thể, thì cần đầu tư thời gian để chỉnh sửa nội dung và có thể phải viết lại bản mô tả theo hướng phù hợp hơn.

Đối với các lỗi phức tạp, nhất là liên quan đến thuật ngữ kỹ thuật hoặc cấu trúc logic của sáng chế, tốt nhất là người nộp đơn nên tham vấn đại diện sở hữu công nghiệp được cấp phép hành nghề trong lĩnh vực sáng chế để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong phần sửa đổi.

Danh sách các đại diện được phép hành nghề sáng chế có thể xem tại https://ipvietnam.gov.vn/web/guest/-ai-dien-so-huu-cong-nghiep

Chuẩn bị và nộp tài liệu sửa đổi, bổ sung

Khi đã xác định được nội dung cần sửa, người nộp đơn sẽ phải chuẩn bị một số tài liệu theo quy định, bao gồm:

Văn bản sửa đổi, bổ sung tài liệu đơn (nếu liên quan đến mô tả, yêu cầu bảo hộ, tóm tắt, v.v.);
Công văn trả lời từ chối
Chứng từ nộp phí và lệ phí theo biểu phí mới nhất (nếu có yêu cầu nộp thêm phí cho việc sửa đổi).

Sau khi chuẩn bị xong, toàn bộ hồ sơ sửa đổi cần được nộp lại cho Cục SHTT đúng hạn. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, hoặc nộp qua bưu điện. Tuy nhiên nếu nộp qua bưu điện cần lưu ý thời gian gửi đi, Cục chỉ tính ngày tiếp nhận được công văn là ngày nộp hợp lệ, nên nếu đến hạn người nộp đơn mới gửi công văn trả lời thì có thể sẽ bị coi là muộn do thời gian gửi bưu điện sẽ mất khoảng vài ngày.

Nên nhờ sự hỗ trợ từ tổ chức đại diện sở hữu trí tuệ

Trong nhiều trường hợp, người nộp đơn – đặc biệt là cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ – không có đủ chuyên môn để hiểu sâu các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật phức tạp của đơn sáng chế. Vì vậy, việc hợp tác với một tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp được cấp phép hành nghề trong lĩnh vực sáng chế như ANLIS sẽ giúp đảm bảo quá trình sửa đổi diễn ra đúng quy định, tiết kiệm thời gian và tăng khả năng được chấp nhận đơn.

Lưu ý khi tìm kiếm các đơn vị dịch vụ, chủ đơn nên kiểm tra xem đơn vị đó có được hành nghề trong lĩnh vực sáng chế hay không.

Liên hệ hỗ trợ từ ANLIS

Nếu Quý Khách đang gặp vướng mắc với đơn sáng chế bị từ chối, hãy liên hệ với ANLIS để được hỗ trợ kịp thời và chính xác:

📞 Điện thoại: 0899886060
📧 Email: patent@anlis.vn

Chúng tôi cam kết đồng hành cùng Quý Khách trong toàn bộ quy trình đăng ký, sửa đổi và bảo vệ sáng chế một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Nếu Quý Khách có bản chụp/bản sao của thông báo từ chối, có thể gửi qua email để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.