Bằng chứng sử dụng nhãn hiệu tại Châu Âu: chuẩn bị và sắp xếp chứng cứ

Cách thu thập, lưu trữ, sắp xếp bằng chứng sử dụng nhãn hiệu đã được bảo hộ tại châu Âu, Genuine use tại Châu Âu.

Khi nào cần phải có bằng chứng sử dụng nhãn hiệu tại Châu Âu

Với doanh nghiệp Việt bán hàng vào EU, “bằng chứng sử dụng” (proof of use/genuine use) là chiếc “giấy thông hành” giúp nhãn hiệu đứng vững trước hai tình huống phổ biến: một là bạn dùng nhãn hiệu của mình để phản đối đơn của đối thủ và họ yêu cầu bạn chứng minh đã dùng thực sự; hai là bạn bị bên thứ ba yêu cầu thu hồi vì không sử dụng 5 năm liên tục.

Tiêu chí đánh giá bằng chứng sử dụng nhãn hiệu tại Châu Âu

Ở cả hai trường hợp, EUIPO và tòa EU đều đánh giá chứng cứ theo bốn tiêu chí cốt lõi: địa điểm (đã dùng ở đâu trong lãnh thổ liên quan), thời gian (dùng trong giai đoạn 5 năm có liên quan), quy mô/phạm vi (mức độ sử dụng đủ để hiện diện thương mại), và bản chất sử dụng (dấu hiệu đó xuất hiện như một nhãn hiệu trên đúng hàng hóa/dịch vụ đã đăng ký). Các tiêu chí này đi cùng nhau, thiếu một mảnh ghép là bộ hồ sơ mất sức thuyết phục

Thời điểm sử dụng nhãn hiệu tại Châu Âu

Điểm mấu chốt về thời hạn rất dễ nhớ: không dùng 5 năm liên tục thì nhãn hiệu tại EU có thể bị thu hồi hiệu lực theo Điều 58(1)(a) EUTMR. Khi bị “bật công tắc” thủ tục thu hồi, chủ sở hữu phải đưa ra bằng chứng cho giai đoạn 5 năm ngay trước ngày nộp đơn yêu cầu thu hồi; nếu không việc mất hiệu lực là rủi ro hiện hữu. Ở phía thủ tục phản đối, khi bên nộp đơn bị phản đối yêu cầu “proof of use”, EUIPO thường cho 2 tháng để nộp chứng cứ (và có thể xin gia hạn theo quy định). Vì vậy, đừng đợi “nước đến chân mới nhảy”; cách an toàn là xây sẵn một “kho chứng cứ sống” và cập nhật theo quý.

Các loại tài liệu thể hiện nhãn hiệu được sử dụng tại Châu Âu được chấp nhận

Vậy nếu dùng nhãn hiệu EU (EUTM) ở một quốc gia thành viên có đủ không? Án lệ ONEL/OMEL (C-149/11) của Tòa Công lý EU không đặt ra một công thức cứng như “phải nhiều nước mới đủ” hay “một nước luôn đủ”. Thay vào đó, tòa yêu cầu đánh giá tổng thể theo hoàn cảnh, xem việc sử dụng có thật sự nhằm duy trì hoặc tạo thị phần trong Liên minh hay không. Nói cách khác, không cần kinh doanh ở nhiều nước nếu quy mô, tần suất và bối cảnh tại một lãnh thổ đã phản ánh hoạt động thương mại thực sự.

Vậy đâu là những loại tài liệu cốt lõi? Về giao dịch, hãy ưu tiên hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng phân phối và chứng từ thanh toán; có thể che/làm mờ đơn giá nhưng giữ lại ngày tháng, số lượng, đối tác để chứng minh quy mô tối thiểu. Về vận chuyển hàng hoá: vận đơn, tờ khai hải quan, biên bản giao nhận cho thấy hàng đã rời kho và đến tay khách. Về thị trường, ảnh bao bì có gắn nhãn hiệu đúng như đã đăng ký, catalogue, tờ rơi, bài PR; nếu bán lẻ, chụp cả cảnh trưng bày và cận cảnh sản phẩm. Riêng bằng chứng online, EUIPO cho rằng rằng “hiện diện trên internet” là chưa đủ; hãy cho thấy tương tác hoặc ý định mua bán (giỏ hàng, đặt mua, form đặt hàng), kèm URL hiển thị và dấu thời gian trên ảnh chụp màn hình. Càng ít tranh cãi về nguồn gốc và thời điểm, hồ sơ càng rõ ràng.

Những lỗi hồ sơ nào bị coi là không đủ?

Các liên kết ngoài (hyperlink/URL) tự thân không phải là chứng cứ đủ. EUIPO và các cơ quan giải quyết khiếu nại đã nhiều lần nhấn mạnh liên kết phải đi kèm ảnh chụp trang web, bản sao xác thực được hoặc tài liệu bổ trợ khác, vì liên kết có thể chết hoặc bị sửa đổi nội dung theo thời gian.

Doanh nghiệp cũng nên biết những “bẫy” khiến hồ sơ bị xem là không đủ. Phổ biến nhất là thiếu ngày, thiếu lãnh thổ hoặc rơi ngoài giai đoạn 5 năm; ảnh sản phẩm chỉ thấy tên công ty mà không thấy nhãn hiệu như đã đăng ký; chứng từ nói về một mặt hàng khác với danh mục được bảo hộ; hoặc tất cả bằng chứng chỉ nằm trong nội bộ (chưa phải là đưa thị trường). Một bẫy khác là quy mô quá nhỏ và đứt quãng, không phản ánh nỗ lực duy trì thị phần; khi đó, dù có “đủ loại” tài liệu, hồ sơ vẫn không vượt qua chuẩn “genuine use”. Cách phòng ngừa tốt nhất là luôn rà bộ chứng cứ theo bốn tiêu chí, thay vì chỉ “gom” thật nhiều giấy tờ.

Cuối cùng là một số link chính thống để doanh nghiệp (hoặc luật sư nội bộ) tra cứu sâu khi cần trích dẫn: EUIPO Guidelines – Proof of use (https://guidelines.euipo.europa.eu/1935303/1951673/trade-mark-guidelines/section-6-7-proof-of-use?utm_source=chatgpt.com)  giải thích chi tiết bốn tiêu chí và ví dụ; EUIPO Guidelines – Online evidence làm rõ tiêu chuẩn cho bằng chứng trên internet; Điều 58(1)(a) EUTMR về thu hồi do không sử dụng; và án lệ C-149/11 ONEL/OMEL về cách nhìn “genuine use” theo mục tiêu duy trì/ tạo thị phần. Đây là những nguồn được EUIPO và tòa EU sử dụng thường xuyên, rất hữu ích khi bạn cần chuẩn hóa lập luận trong phản đối hoặc đối phó yêu cầu thu hồi.

Nếu bạn đang cân nhắc đăng ký bảo hộ và kinh doanh tại thị trường EU, có thể tham khảo thêm tổng quan quy trình và thủ tục tại đây: https://anlis.vn/tong-quan-dang-ky-nhan-hieu-tai-chau-au/

Bằng chứng sử dụng ở Châu Âu không phải là “kỹ thuật pháp lý”, mà là một thói quen quản trị tài liệu thông minh. Nếu bạn biến chứng từ thường ngày (hóa đơn, vận đơn, ảnh bao bì, ảnh quầy kệ, ảnh chụp màn hình có tương tác) thành một câu chuyện rõ ràng theo bốn tiêu chí place–time–extent–nature, nhãn hiệu của bạn sẽ có lớp bảo vệ vững chắc trước các nguy cơ bị phản đối và thu hồi hiệu lực văn bằng.

Thông tin liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH SỞ HỮU TRÍ TUỆ ANLIS VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 151, ngõ 254 Minh Khai, phường Mai Động, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội
Hotline: 0899 886 060
Email: ip@anlis.vn

Theo:Nguyễn Thị Diệu Linh

Email: linh@anlis.vn